Le courrier électronique est un outil de communication essentiel à l’heure actuelle. Que ce soit pour les affaires ou pour envoyer une pièce jointe, c’est le moyen le plus fiable de communiquer avec les clients et les employés. Cependant, il est doté de certaines fonctionnalités qui ne sont pas pleinement utilisées par les particuliers et les professionnels. L’une d’elles consiste à placer les destinataires en copie cachée, ou non. Si vous souhaitez rendre votre e-mail accessible à d’autres personnes ainsi qu’au destinataire principal, ou en cacher d’autres, cet article vous aidera. Apprenez la différence entre les champs Cc et Bcc, et apprenez à les intégrer dans votre courrier électronique.
Champs Cc et Bcc d’un e-mail La différence
Dans votre boîte aux lettres électronique, lorsque vous écrivez un e-mail, vous trouverez 3 champs à remplir. Ce sont :
- Le champ “To” est le destinataire principal de votre email.
- La rubrique “Cc” Le(s) destinataire(s) à copier
- Le champ “Bcc” est le(s) destinataire(s) qui sera(ont) mis en copie en aveugle.
Voyons les différences entre les champs Cc et Bcc. Cc est l’abréviation utilisée pour Carbon Copy. Ce champ permet à la personne qui y est identifiée de recevoir l’e-mail et d’être informée de son contenu. Et ce, même si le message ne lui est pas spécifiquement destiné. Par exemple, si vous souhaitez envoyer un courriel sur le thème des ressources humaines à votre supérieur hiérarchique, vous devez mettre l’adresse électronique de ce dernier dans le champ “À”. Ensuite, vous mettez l’adresse électronique du responsable des ressources humaines dans le champ “Cc” afin qu’il puisse revoir le contenu de votre courriel. De cette façon, il sera tenu au courant des prochaines étapes entre vous et votre destinataire principal.
Le champ Bcc est une référence à la copie carbone aveugle. Il ressemble beaucoup au champ Cc. Champ Cc. Il diffère sur le plan de la confidentialité : les contacts de ce champ restent inaccessibles aux destinataires principaux et les contacts qui font partie des champs Cc ne sont pas visibles pour les destinataires principaux. Comme ils sont “aveugles”, ils peuvent voir le destinataire principal mais ne sont pas repérés par lui. Ils sont donc au courant des prochaines actions du destinataire principal et examinent le contenu des messages qui suivent. Ils peuvent le faire sans que le destinataire principal en soit conscient.
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Conseils pour utiliser les champs Cc et Bccc dans un e-mail
Pour composer et envoyer votre message aux bonnes personnes, nous vous fournissons quelques conseils et suggestions à suivre. Ils fonctionnent pour tous les services de messagerie. Si vous utilisez Gmail de Yahoo Google ou Outlook de Microsoft Office, vous pouvez envoyer votre e-mail de manière transparente à vos clients et collègues. Vous pouvez également inclure des contacts afin de transmettre des informations de manière discrète, comme ils le souhaitent.
Pour ce faire, nous vous recommandons d’écrire le contenu de votre e-mail en premier lieu. Cela vous empêchera de l’envoyer accidentellement et de ne pas inclure les contacts Cc ainsi que Bcc. Cliquez sur le bouton “Nouveau message” situé sur le bord gauche de votre écran et commencez à créer le corps de votre e-mail. Ne mettez pas encore vos adresses de clients et de destinataires dans les champs Cc, To et Bcc !
Une fois que vous avez rédigé le contenu de votre message, incluez les fichiers joints. Ensuite, allez dans le champ “À” et commencez par saisir l’adresse électronique de votre destinataire principal. Vérifiez l’adresse avant de passer au destinataire suivant, s’il en existe un. Sachez que les premiers destinataires sont ceux à qui l’email était destiné.
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Quand faut-il utiliser les champs Cc et Bcc ?
Dans le champ “Cc” , saisissez les contacts qui, selon vous, doivent être informés des échanges. Les principaux destinataires en auront connaissance et les considéreront comme des collaborateurs ou des “témoins”. Par exemple, vous pouvez envoyer un e-mail relatif à une facture à des clients dans le rôle d’un responsable commercial. En ajoutant le service comptable dans le champ “Cc”, vous le tiendrez informé de tout échange à venir entre vous et votre client.
Dans le champ “Bcc” , saisissez l’adresse électronique des contacts qui doivent être informés du contenu de l’e-mail. Il s’agit généralement des directeurs commerciaux, des managers ou des chefs de service. Ils peuvent s’informer des échanges à venir sans que les destinataires primaires ne s’en aperçoivent. Le champ “Bcc” peut également être utilisé pour l’envoi de newsletters et d’e-mails commerciaux. De cette manière, les destinataires ne seront pas en mesure d’identifier les adresses électroniques de concurrents potentiels.
Si vous n’avez pas besoin d’envoyer sans cesse les mêmes informations à vos clients et employés, utilisez le champ “Cci”. Cette méthode vous permettra de gagner du temps et d’améliorer votre productivité. Dans un seul e-mail, vous pouvez inclure tous vos contacts dans le champ Cci et cliquer sur Envoyer. Ces contacts ne pourront pas voir les autres contacts et croiront que l’e-mail leur était spécifiquement destiné.
Des erreurs malheureuses à éviter
Maintenant que vous connaissez la différence entre Bcc et Cc, utilisez-les avec précaution. Examinez les adresses électroniques de chacun des champs pour déterminer si elles ont leur place en Cci, et celles qui ne servent qu’à fournir des informations en Cc.
Si vous êtes le destinataire principal, adoptez un comportement professionnel. Évitez d’utiliser l’option “Répondre à tous” sans avoir lu le contenu et analysé le degré de sécurité du message. Sachez que l’e-mail peut contenir des contacts “cachés” dont vous n’êtes pas sûr. Si vous souhaitez que votre réponse reste privée, pensez à sélectionner “Répondre”. Cela signifie que les contacts figurant dans le champ Cci ne seront pas en mesure de voir les interactions futures entre vous et vos contacts.
Si vous souhaitez que le message continue à circuler, sélectionnez le bouton “Répondre à tous”. Il s’agit d’une excellente option pour tous les e-mails de rapport ou les rapports de vente, ainsi que pour les messages publics.
Vous connaissez maintenant le Cc et le Cci ! Si vous souhaitez en savoir plus sur ces champs, regardez la vidéo ci-dessous.