Comment préparer le déménagement d’une entreprise

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Le déménagement d’une entreprise est un processus qui peut être très stressant, surtout si vous n’êtes pas préparé.

Il y a beaucoup de choses à considérer et il est facile de se laisser submerger par toutes les tâches à accomplir. Cependant, il existe des moyens simples pour vous aider à déménager en douceur.

Voici quelques conseils pour vous aider à déplacer votre entreprise sans trop de stress.

Préparer un inventaire de tous les biens de l’entreprise

Un inventaire est l’opération qui consiste à établir la liste de tout ce que possède une entreprise, et dont elle peut être propriétaire ou locataire. Pour réaliser un bon inventaire, il faut connaître parfaitement le matériel dont dispose l’entreprise ainsi que les dépenses effectuées au cours des mois précédents.

Il faut également se faire assister d’un professionnel pour éviter les erreurs et pour mieux gérer ses stocks en cas de besoin.

L’inventaire permet de faire le point sur la situation financière de l’entreprise, notamment si celle-ci doit faire face à des difficultés financières.

Lorsque vous réalisez un inventaire, il est important d’avoir en tête quelques notions essentielles :

  • L’inventaire sert à connaître votre stock et son état (en quantité, qualité et prix).

    Il n’a pas pour but de calculer votre chiffre d’affaires.

  • Il est utile dans le cadre du contrôle fiscal (pour calculer votre bénéfice imposable), dans celui du contrôle URSSAF (pour le calcul des cotisations sociales) ou encore du contrôle SIE (pour la valeur ajoutée).

Comment préparer le déménagement d'une entreprise

Sélectionner une entreprise de déménagement professionnelle

Si vous souhaitez déménager, il est important de bien choisir votre entreprise de déménagement.

Il est important de faire appel à une société sérieuse et fiable qui connaît parfaitement son métier.

Vous ne pouvez pas vous fier à n’importe quelle entreprise, car un déménagement peut être très stressant et fatiguant.

Vous aurez besoin d’une équipe professionnelle qui saura s’occuper des tâches les plus compliquées comme le transport, l’emballage ou encore le chargement et le déchargement du camion. Pour trouver la meilleure entreprise de déménagement dans votre région, il est recommandé d’effectuer plusieurs devis auprès de différentes entreprises.

Le prix du devis doit être clairement indiqué sur celui-ci. Toutefois, si vous optez pour une société dont le prix paraît trop bas par rapport aux services fournis, il est préférable d’en choisir une autre afin de ne pas avoir de mauvaises surprises lorsque vous allez recevoir la facture finale.

Planifier la date du déménagement

Avant de déménager, il faut planifier les différentes étapes de votre projet.

Il est important d’avoir une bonne organisation, car un déménagement peut s’avérer vraiment stressant. Prenez le temps de choisir le meilleur moment pour réaliser ce changement important dans votre vie. Pour cela, fixez-vous des objectifs et organisez-vous en conséquence. Faites preuve de souplesse, car un déménagement peut être l’occasion d’une nouvelle étape aussi bien pour vous que pour votre famille.

Votre entourage familial et amical devrait être prêt à accompagner ce changement au mieux.

Établir un budget pour le déménagement

Avant de déménager, il est important d’établir un budget pour le déménagement. En effet, cela vous permettra de savoir combien vous pouvez investir en termes de frais et d’argent. Si vous ne connaissez pas les coûts liés au déménagement, n’hésitez pas à demander des devis à différents prestataires.

Votre budget doit prendre en compte tous les éléments suivants :

  • Le prix du transport
  • Le coût du garde-meuble
  • Les outils et matériels utilisés lors du transport
  • La location d’un camion ou la prise en charge par votre entreprise

Déterminer les meilleurs moyens de transport des biens de l’entreprise

Le déménagement est une opération qui nécessite une préparation minutieuse.

Il faut avant tout s’assurer que l’entreprise possède les ressources humaines et matérielles nécessaires pour réussir le projet. Pour déterminer les moyens de transport à utiliser, il est primordial d’identifier la nature des biens à transporter (volumineux ou non volumineux). Pour cela, il faut distinguer plusieurs types de biens :

  • Les valeurs mobilières
  • Les stocks
  • Les produits finis

Embaucher des professionnels pour le déménagement

Il est tout à fait possible d’embaucher des déménageurs professionnels pour effectuer son déménagement. Toutefois, il est important de faire le bon choix et de procéder à une sélection minutieuse de ces professionnels.

Il est aussi nécessaire de bien connaître les différents services proposés par les entreprises spécialisées en la matière. En effet, un vrai professionnel saura vous apporter son savoir-faire et ses conseils avisés.

Il sera en mesure de vous offrir un service irréprochable et surtout un déménagement sans stress. Trouver le bon prestataire n’est pas toujours facile. De plus, il est souvent difficile d’obtenir des informations précises sur les compagnies qui proposent leurs services dans votre région ou votre quartier. Cependant, il existe des moyens efficaces pour trouver rapidement l’entreprise idéale pour réaliser votre projet.

Vous pouvez par exemple demander conseil à des amis ou encore consulter des sites internet spécialisés dans ce domaine.

  • Pour trouver le bon prestataire, soyez attentif aux certifications
  • Faites jouer la concurrence
  • Recherchez une entreprise qui travaille avec une équipe expérimentée

Préparer les documents nécessaires pour le déménagement

Le déménagement est une opération très importante, parce que c’est à ce moment-là qu’on se rend compte de la difficulté de déplacer tous ses biens dans un nouveau logement.

Voilà pourquoi il est important de bien préparer les documents nécessaires pour le déménagement. Dans l’idéal, il faut avoir toutes les informations concernant le changement d’adresse au moins six semaines à l’avance. Cela vous permettra de prendre des dispositions en conséquence et de commencer les démarches nécessaires à temps pour éviter toute mauvaise surprise. Pour plusieurs raisons, on peut être amené à effectuer un déménagement, soit parce qu’on change d’habitation ou encore parce qu’on achète une nouvelle propriété.

Il est important de faire la liste des objets dont on aura besoin et des étapes qui seront nécessaires pour réaliser le projet. Par exemple :

  • Dresser la liste des meubles
  • Prendre connaissance du bail
  • Choisir l’entreprise qui va effectuer le transport

Informer les clients et fournisseurs de l’entreprise du déménagement

Un déménagement implique une réorganisation des locaux de l’entreprise, ainsi qu’une réorganisation interne.

Il faut savoir que le but d’un déménagement est de faire en sorte que les processus de travail soient plus efficaces. Cela peut également être un moyen pour les employés de se sentir plus à l’aise dans leur environnement de travail. Si vous voulez toutefois organiser votre entreprise, il est important que vous preniez le temps d’informer vos clients et fournisseurs du déménagement. Pour cela, il faut avant tout bien préparer votre projet afin que celui-ci se passe dans les meilleures conditions.

Vous pouvez par exemple demander à un ou plusieurs salariés volontaires qui ne seront pas concernés par le déménagement de s’occuper des changements et du transfert des données informatiques.

Lorsque vos clients et fournisseurs seront informés du déménagement, n’oubliez pas de communiquer sur son contexte (pourquoi ?). Cette communication doit être faite au bon moment : après la signature du contrat avec les fournisseurs ou avant la livraison du matériel par exemple. Enfin, n’hésitez pas à mettre en place un système permettant aux uns et aux autres d’être tenus au courant des différentes étapes (livraison, installation…).

ZOOM N°15 : "Quoi", "comment" et "pourquoi".

Pour conclure, le déménagement d’une entreprise est une étape importante dans la vie de l’entreprise. Il faut donc être très préparé pour ne pas se retrouver avec des problèmes financiers et logistiques. Le déménagement est à prendre au sérieux et il faut établir un budget précis pour éviter les surprises.

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