20 astuces pratiques à connaître pour bien utiliser gmail

Gmail est l’un des services de messagerie les plus utilisés par les utilisateurs. Des millions d’utilisateurs à travers le monde se connectent chaque jour à gmail.com pour échanger des messages, sans même connaître l’étendue de ses possibilités. En fait, Gmail n’est pas le service de messagerie gratuit le plus fiable pour rien !

Plus qu’une simple boîte aux lettres de base, Gmail dispose d’une variété d’options qu’il faut bien comprendre pour tirer le meilleur parti de ce service, que ce soit en utilisant l’application (Android ou IOS) ou un navigateur Internet. Nous avons dressé une liste d’astuces peu connues mais qui vous permettront de tirer le meilleur parti de l’utilisation de Gmail.

Annuler une lettre qui a été envoyée par erreur

Il est possible qu’après avoir cliqué sur le bouton  » envoyer« , vous découvriez que l’e-mail contient une erreur. Cette erreur peut être liée à l’adresse e-mail, voire au contenu lui-même. C’est pourquoi Gmail vous permet de vous souvenir de l’email pour repérer l’erreur.

Pour cela, vous devez d’abord créer le délai d’annulation :

• Connectez-vous à Gmail via votre ordinateur.
• Naviguez vers les Paramètres, puis allez dans l’onglet « Général ».
• Faites défiler vers le bas pour activer l’option « Annuler l’envoi » avant de sélectionner le délai que vous souhaitez annuler.

Ensuite, faites tout défiler jusqu’en bas pour enregistrer les modifications.

Optimisez votre espace de stockage gmail

La version de base de gmail.com offre 15 Go d’espace de stockage et inclut les fichiers stockés dans votre stockage google cloud. C’est une bonne limite ; cependant, dans le cas où vous utilisez le service depuis plusieurs années, vous pourriez atteindre cette limite et ne plus pouvoir recevoir de nouveaux e-mails. En particulier si vous recevez des e-mails contenant des pièces jointes volumineuses (transfert de fichiers volumineux, tels que des documents, des photos, etc.)

Si votre boîte aux lettres est remplie de messages non pertinents, vous pouvez facilement les effacer, même s’ils sont très lourds. Pour ce faire, connectez-vous à votre compte Gmail. Sur le côté gauche de la barre de recherche, vous verrez à droite une petite flèche (vers le bas) sur laquelle vous devez cliquer. Cliquez ensuite sur  » Rechercher » pour afficher les messages que vous pouvez supprimer en fonction des critères que vous avez définis. Vous pouvez effectuer la suppression en masse des messages ou choisir la suppression individuelle.

C’est la meilleure méthode pour nettoyer le désordre rapidement et ne pas perdre de temps. Utilisez les filtres disponibles dans la recherche interne de Google. Tout d’abord, filtrez tous les messages qui ont été envoyés au cours de l’année écoulée ou qui ont une taille supérieure à 1 Mo, et qui ne sont pas lus. Ces messages peuvent être supprimés sans les regarder (si vous ne les avez pas lus au cours de la dernière année ou même s’ils vous attirent moins aujourd’hui) et vous serez en mesure de libérer beaucoup d’espace. Si vous pensez que cela n’est pas suffisant, vous pouvez refaire la même recherche en incluant les messages que vous avez lus. Dans ce cas, vous devrez peut-être examiner le message de plus près avant de le supprimer.

Comprendre l’importance des étiquettes pour Gmail

L’un des meilleurs atouts de Gmail est la possibilité d’utiliser des libellés. Il s’agit de dossiers de tri que vous utiliserez pour gérer les archives de vos e-mails. Il est judicieux de créer des règles automatiques basées sur les étiquettes. Voici quelques exemples :

• crée une étiquette de newsletter Vous pouvez filtrer les newsletters auxquelles vous êtes inscrit et qui vous intéressent. Elles ne déborderont pas de votre boîte de réception principale, mais vous saurez où les chercher.
• créer des étiquettes en fonction du projet selon des règles spécifiques, vous êtes en mesure d’attribuer une étiquette pour certains e-mails. Disons que vous êtes un indépendant qui travaille avec plusieurs clients sur différents projets. Si vous recevez un courriel d’un client, vous pouvez lui attribuer le nom correct. Cela vous permettra de retrouver tous les e-mails associés à ce projet.
• affichera ou masquera certains messages dans votre boîte aux lettres principale En fonction des étiquettes, vous pourrez choisir si un message est affiché dans la boîte aux lettres principale. Il est bon de s’assurer que votre boîte de réception principale est réservée aux messages importants. Une fois qu’ils ont été traités, vous pouvez les archiver afin qu’ils soient accessibles sous l’onglet « tous les messages » ainsi que sous les étiquettes. Votre blog principal ne doit contenir que les messages importants qui n’ont pas été traités. L’idée est qu’il reste vide

Il s’agit là d’exemples d’utilisation ; toutefois, la capacité des étiquettes implique que chacun peut les personnaliser en fonction de ses propres préférences. Pour bien comprendre comment cela fonctionne, regardez cette vidéo de formation Google sur l’utilisation des étiquettes.

Et aussi : Quelle est la formulation la plus appropriée à utiliser dans un courrier électronique ?

Utilisez les fonctions de messagerie suivantes et importantes

Lorsque vous consultez la liste de vos e-mails, Google affiche une icône ressemblant à une étoile qui représente les e-mails suivis et un deuxième pictogramme en forme de flèche pour identifier les e-mails cruciaux. Ces deux éléments, ainsi que les étiquettes, vous aident à gérer votre courrier électronique. L’objectif est de gagner en efficacité dans le processus de tri de vos emails. Donnez la priorité aux messages les plus importants et ne manquez pas ceux que vous avez décidé de suivre.

Ces deux vidéos vous aideront à savoir comment utiliser ces deux fonctionnalités qui pourraient modifier votre mode de vie et vous faire gagner beaucoup de temps dans le cas où vous recevez une abondance de courrier chaque jour.

Modifier le thème et l’affichage de votre compte gmail

Par défaut, gmail propose le thème blanc, mais il est possible de sélectionner des thèmes prédéfinis ou de le modifier pour l’adapter à votre propre image. Il existe d’autres options pour modifier l’apparence de votre boîte aux lettres.

Pour accéder aux options de personnalisation de votre affichage :

• Cliquez sur la roue des paramètres (en haut à droite sur la version du navigateur)
• Vous pouvez choisir parmi une variété d’options à tester en fonction de vos préférences :
  • densité d’affichage : par défaut, normal ou compact
  • thème L’image et la couleur de fond. Ceci est particulièrement utile dans le cas où vous avez plusieurs boîtes de réception Gmail pour reconnaître rapidement celle dans laquelle vous vous trouvez et être sûr de ne pas envoyer un e-mail au mauvais destinataire avec une adresse e-mail incorrecte (l’erreur courante commise par les internes).
  • Les mails de type boîte de réception sont affichés par ordre chronologique, cependant vous pouvez choisir de les afficher par ordre d’importance, non lus, mails suivis, etc.
  • Le volet de lecture permet d’ouvrir le contenu d’un mail (à gauche ou à droite) mais de garder la liste des mails visible. Ce mode d’affichage est généralement apprécié des utilisateurs qui utilisent des programmes comme outlook.

En ajoutant des modules complémentaires (ou extensions) pour vous aider à rester organisé

L’une des dernières améliorations de Gmail est qu’il est désormais possible d’afficher des modules complémentaires dans le coin droit de l’écran.

Vous trouverez ci-dessous les spécificités de 3 modules qui sont activés par défaut et qui sont extrêmement utiles :

• Calendrier Il s’agit de votre calendrier que vous pouvez simplement partager avec d’autres personnes ou le connecter sur tous vos appareils. Vous pouvez configurer différents types d’alertes pour vous assurer que vous n’oubliez aucune information importante.
• Google Tasks est une application de liste de tâches extrêmement puissante qui peut être très efficace pour gérer vos tâches de manière bien organisée.
• Google Keep : Application de prise de notes qui est intégrée à Gmail. Elle vous évitera de copier et coller l’adresse du message sur votre écran et effectuera cette tâche de manière plus efficace. Utilisez-la pour noter les pensées qui vous passent par la tête à ce moment précis et ne pas les oublier.

En cliquant sur le « + », vous pourrez accéder à la bibliothèque d’extensions de Google pour y inclure toute une série de fonctionnalités spécialement adaptées à vos besoins. Nous ne parlerons pas ici de ces fonctionnalités. La meilleure chose à faire est d’être curieux et de les essayer vous-même. Certaines d’entre elles pourraient changer votre vie !

Arrêt d’une adresse e-mail

Si vous êtes agacé par un expéditeur qui continue à vous envoyer des messages ou des messages, le remède le plus simple est d’ajouter l’adresse électronique de cet expéditeur à votre liste noire. De cette façon, tous les messages ultérieurs de cet expéditeur seront stockés dans votre dossier spam.

Si vous souhaitez bloquer un spammeur, passez par un e-mail de sa part. Ensuite, vous devez cliquer sur les trois boutons (verticaux) qui se trouvent sur la même ligne que le nom de la personne incriminée, à droite. Ensuite, cliquez sur  » Bloquer » pour vérifier le processus.

Masquer des adresses en cas d’envoi d’un message à un grand groupe d’individus

Si vous sélectionnez un ensemble d’adresses pour envoyer un message, chacune des personnes sélectionnées peut voir les noms de tous les destinataires qui ont reçu le message exact. Si vous souhaitez préserver votre vie privée, vous pouvez dissimuler l’adresse du destinataire. Pour ce faire :

• Lancez l’éditeur en cliquant sur « nouveau message ».
• Ne remplissez pas la case des adresses des destinataires.
• Incluez les adresses des personnes auxquelles vous voulez envoyer votre message dans le champ « Cci ».

Vous pouvez maintenant rédiger votre message et l’envoyer. Les destinataires n’auront en aucun cas accès à la liste des adresses qui ont reçu le même message.

Apprenez à utiliser les raccourcis clavier

Comme vous pouvez le faire sous Windows, Gmail vous offre la possibilité d’activer des raccourcis clavier pour tout gérer sans avoir à utiliser la souris. Une fois que vous les avez appris par cœur et que vous maîtrisez les raccourcis clavier, ils peuvent vous faire gagner beaucoup de temps.

Tout d’abord, sélectionnez le menu des paramètres, puis activez les raccourcis clavier :

Vous pouvez ensuite commencer à utiliser ces raccourcis :

• C : nouveau message (SHIFT + C pour ouvrir une toute nouvelle fenêtre)
• K : passer au message suivant (N pour aller au message suivant)
• J : aller à la conversation précédente (P pour aller au message précédent)
• O : ouvre la conversation (ENTER fonctionne également)
• U : retourner à la liste des conversations et rafraîchir la page.
• E : archiver un e-mail
• R : répondre
• A : répondre à tous
• F : transmettre
• CTRL + S : enregistrer comme brouillon
• # : supprimer
• ou : aller directement au champ de recherche
• TAB, puis ENTER : envoyer le message
• Y, puis O : sauvegarder une conversation et passer à la suivante
• G et A : ouvrir le dossier Tous les messages.

Sachez toutefois qu’il s’agit d’une technique avancée qui peut s’avérer à double tranchant puisque vous ne serez peut-être pas en mesure de la saisir. Par exemple, il est facile d’envoyer un message qui n’est pas terminé ou de supprimer un message crucial sans s’en rendre compte si l’on n’est pas prudent !

Consulter les messages sans avoir besoin d’une connexion Internet

Il peut arriver que vous souhaitiez consulter vos mails même sans accès à une connexion Internet. Si vous avez un téléphone, vous pouvez le faire si Gmail y est intégré. Voici comment activer cette fonctionnalité :

• Allez dans les paramètres de l’application en cliquant sur la roue dentée en haut.
• Cliquez sur l’onglet « hors ligne ».
• Assurez-vous d’activer la messagerie hors ligne en cochant la case. Puis enregistrez les modifications.

Notez que pour accéder à vos messages sans connexion internet, vous aurez besoin de Google Chrome.

La programmation de la transmission des messages

Si vous devez envoyer un e-mail à une certaine heure, il est possible que vous ne puissiez pas le faire ou que vous soyez occupé. Dans cette situation, il existe une option qui vous permet de programmer l’envoi de l’e-mail. Pour ce faire, vous devez installer l’extension Google Chrome sur votre PC.

Cette extension s’appelle  » Send Later By The Top Inbox » et affiche un bouton intitulé  » Send Later » juste en dessous du bouton  » send « . Après avoir rédigé votre message, cliquez sur ce bouton, qui vous invitera à saisir la date et l’heure d’envoi de l’e-mail. Vous pouvez le faire à l’aide d’un smartphone. Dans ce cas, vous aurez besoin d’une application particulière (Email App Gmail & Exchange). La procédure est la même.

Créer un SMS sortant ou une réponse automatique

Pendant votre absence Il est judicieux d’informer vos contacts de votre absence en envoyant un e-mail sortant. C’est facile avec Gmail ! Allez dans les paramètres et définissez la « réponse automatique » et la période à laquelle elle doit être activée. Vous pouvez également la programmer à l’avance et elle s’arrêtera automatiquement au moment de votre retour.

Utilisez la double authentification pour protéger la sécurité d’un compte Gmail.

De nombreux utilisateurs de Gmail ont été victimes de piratage de leur compte. Grâce à la double authentification de Gmail, également appelée validation en plusieurs étapes, vous pourrez être protégé de la mauvaise volonté des pirates. Pour en profiter, vous devez :

• Vous connecter à votre compte.
• Cliquez sur « mon avatar » avant de cliquer sur « mon compte ».
• Se rendre dans la section sécurité.
• Cliquez sur « Se connecter  » à Google ».
• Cliquez sur « Mot de passe et méthode de connexion ».
• Cliquez sur « Validation en deux étapes ».

Vous obtiendrez des instructions sur la manière de configurer le service. Une page s’affiche alors. Faites défiler la page jusqu’à ce que vous puissiez voir « Google Authenticator« . Sélectionnez cette option, puis cliquez sur  » Configuration« . Vous suivrez les instructions de l’assistant jusqu’à la fin de la procédure.

Sauvegarder les messages sur un disque pour les stocker

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles vous pouvez décider de conserver vos e-mails sur votre disque dur. Si vous cherchez à aller de l’avant dans la direction de la fermeture du compte, cette approche est très bénéfique. Pour ce faire :

• Allez sur la page de gestion des comptes.
• Cliquez sur la section « Informations personnelles et confidentialité », puis allez à la section « Définir votre contenu ».
• Sous l’onglet « Charger ou télécharger vos fichiers », cliquez sur « Créer une archive ».

Vous verrez que toutes les options sont cochées. Supprimez toutes les options à l’exception de « Mail-All messages« . Après avoir cliqué sur  » Suivant« , une nouvelle page s’ouvrira avec le message suivant : « Créer une archive« . Cliquez dessus pour terminer le processus. Un courriel de confirmation contenant le lien de téléchargement vous sera envoyé. Il pourra également vous être envoyé via les services de cloud computing en fonction du choix que vous aurez fait.

Comment envoyer des e-mails sécurisés

La dernière mise à jour de Gmail permet aux utilisateurs d’envoyer des messages privés. Ces messages sont effacés au bout d’un certain temps. Cette fonctionnalité peut s’avérer utile dans certaines situations. Pour la tester, rendez-vous sur Gmail et composez votre message de la même manière que vous le faites habituellement. Sous la fenêtre de composition se trouvent quelques alternatives.

Vous pourrez voir une icône qui ressemble à la forme d’un cadenas entouré de la forme d’une horloge. Si vous cliquez dessus, une nouvelle page s’ouvrira. Sur cette page, vous pouvez sélectionner la date d’expiration de l’e-mail. En outre, il est possible d’insérer un code crypté. Si vous cochez la case de la deuxième option, vous devrez fournir le numéro de téléphone du destinataire pour que le code puisse être envoyé par SMS. Il peut être utilisé pour rechercher le message. Une fois la configuration terminée, vous pouvez envoyer le message comme d’habitude.

Créer une signature

Si vous souhaitez ajouter la fonction de signature à votre Gmail, vous pouvez le faire sans avoir à l’ajouter à chaque fois que vous envoyez des messages :

• Cliquez sur les paramètres.
• Cliquez sur l’onglet « Général ».
• Saisissez la signature dans le champ « Signature ».
• Vous pouvez également inclure des images dans votre signature (logo ou photo, logo, etc.). …)

La signature sera automatiquement ajoutée à chaque message envoyé. Il est toutefois possible de supprimer la signature d’un message spécifique en l’éliminant comme tout autre type de texte.

Gérez vos multiples comptes Gmail à l’aide de l’application Android ou IOS

Si vous possédez plusieurs comptes Gmail, vous pouvez en joindre plusieurs à votre application Gmail Android ou iOS.

Si vous allez dans le menu de gauche, vous pouvez choisir l’onglet « toutes les boîtes aux lettres ». Vous pouvez alors accéder à tous vos comptes de messagerie en un seul endroit, ce qui est extrêmement pratique.

Si vous souhaitez séparer l’administration de vos différentes boîtes aux lettres (pro personnel, personnel, etc.), vous pourrez sélectionner votre avatar dans le coin supérieur droit pour passer d’un compte à l’ autre. Pour accélérer le processus, vous pouvez faire glisser les côtés supérieur et inférieur de votre avatar pour changer de compte.

Vous pouvez contrôler les paramètres individuels de chaque compte pour recevoir des notifications spécifiques.

Utilisez le serveur SMTP de Gmail pour envoyer des e-mails gratuitement

Grâce à l’assistance de Gmail et de son serveur SMTP, vous pouvez utiliser d’autres applications de messagerie (comme Outlook ou Thunderbird) pour envoyer des e-mails à l’aide de votre compte Gmail. Pour utiliser cette fonction, suivez les étapes suivantes :

1. Cliquez sur la roue des paramètres en haut à droite. Cliquez sur « Afficher tous les paramètres ».
2. Allez sur l’onglet « Transfert et POP/IMAP ».
3. Choisissez l’option « Activer IMAP ».
4. Suivez les instructions de configuration pour modifier les paramètres SMTP de votre client de messagerie (Outlook, Thunderbird, iPhone, etc.)

En outre, vous pouvez également utiliser le serveur SMTP de Google pour envoyer des e-mails directement depuis votre site Web. C’est également gratuit !

Personnalisez votre adresse en utilisant votre nom de domaine

Il est également possible d’utiliser l’interface Gmail avec un nom de domaine personnalisé. Pour faire simple, vous transformez nom@gmail.com en nom@votre-entreprise.fr.

Pour bénéficier de ce service, vous devez adhérer à Google Workspace (anciennement G Suite), l’abonnement professionnel proposé par gmail. Voici les étapes à suivre :

• Etape 1 : achetez votre nom de domaine (auprès d’un registrar tel que ovh ou ionos, ou gandi …)
• Etape 2 : s’inscrire à Google Workspace
• 3. Étape 3 : configurer la boîte aux lettres en modifiant le champ MX dans les paramètres DNS de votre nom de domaine.
• Étape 4 : ajouter de nouvelles adresses e-mail à Google Workspace

Vous pouvez commencer par utiliser l’interface Gmail pour votre entreprise !

Comment faire pour maîtriser encore plus rapidement Gmail ?

Nous espérons que nos suggestions sur l’utilisation de Gmail vous ont été utiles. Si vous éprouvez encore des difficultés ou si vous avez des questions peu claires, il existe des moyens de maîtriser les nuances de Gmail. Pour ce faire, vous devrez avoir accès à Internet, et plus particulièrement à des didacticiels en ligne. Ne vous inquiétez pas, il s’agit de vidéos didactiques disponibles gratuitement.

Si vous vous demandez pourquoi cette approche serait meilleure que les suggestions que nous avons partagées, nous vous suggérons de visiter le lien fourni dans cette section.

• Vous remarquerez que vous aurez accès gratuitement à ces vidéos didactiques.
• Cela vous permettra de sélectionner le meilleur tutoriel pour vos besoins du moment.
• Vous pourrez revenir autant de fois que vous le souhaitez pour regarder la vidéo en entier, ou une partie de la vidéo au cas où vous ne seriez pas sûr de ce qu’il faut faire, ou lorsque vous devrez faire des pauses.

Que vous soyez novice en matière de Gmail ou que vous en connaissiez les bases, vous trouverez certainement des informations pour vous aider. Les petits détails peuvent souvent vous aider à gagner du temps dans votre vie professionnelle ou personnelle.

Vous disposez désormais de quelques astuces pour tirer le meilleur parti de Gmail. Utilisez-les à chaque fois que vous en avez besoin.